Property Management System (PMS)

Explore el mejor sistema de gestión de gestión para hoteles

¿Qué es el PMS de un hotel?

Un sistema de gestión para hoteles (PMS) es un conjunto de soluciones que los hoteleros utilizan para gestionar las actividades diarias de su hotel como reservas, recepción, housekeeping, mantenimiento, facturación, cobros, análisis e informes.

Todas estas actividades pueden requerir mucho trabajo y tiempo, por lo que el objetivo de un moderno sistema de PMS (basado en la nube) es ahorrar a los directores de los hoteles y a sus empleados tiempo y dinero.

En los últimos años, los sistemas de gestión han aumentado sus capacidades y han ido más allá de la simple realización de las tareas básicas de atención al público. Con un sistema PMS, ahora puede ofrecer programas de fidelización a los huéspedes, recopilar y analizar datos, administrar servicios y más. Pero muchos hoteles todavía dependen de sistemas obsoletos que requieren mucho tiempo para administrar su hotel.

Dirigir un hotel es un negocio complejo, y es importante estar al tanto de la última tecnología para salir adelante en un mercado tan competitivo.

El uso de un moderno PMS puede ayudarte a mantenerte por delante de tus competidores y asegurarte de que tus clientes tengan una gran experiencia.

Tablero/dashboard principal de protel Air

Funcionalidades del Hotel PMS

Un PMS hotelero debe tener características y funcionalidades específicas tales como: reservas de hotel y habitaciones, recepción, housekeeping, caja, mantenimiento, informes y análisis, etc. Desplácese hacia abajo para saber más sobre las características del PMS.

Reservas/Registros

Los tres tipos principales de reservas son: las entradas sin reserva, las reservas anticipadas y las reservas de grupo. Las reservas anticipadas son rápidas y fáciles de administrar, las otras dos son un poco más complicadas.

Un moderno PMS debe ser capaz de hacer una reserva sin cita previa rápida y conveniente y ser capaz de hacer grandes y complejas reservas de grupo que registren todos los datos críticos. Averigüe más sobre la función de reserva de hotel.

Recepción

Los huéspedes recuerdan a las recepcionistas amables y eficientes. La funcionalidad del PMS no es diferente, debe poder gestionar una entrada y salida rápida, debe ser fácil para el personal encontrar, ajustar y cambiar la información y es imperativo que el software de recepción sea legalmente compatible en el país de operación sin importar el país de origen. Obtenga más información sobre las características y funcionalidades aquí.

Housekeeping

Un departamento muy importante en los hoteles es la gestión de la limpieza, todos los directores saben que es fundamental una buena herramienta para esto: sin habitaciones limpias, no puedes registrar a los huéspedes. El software de housekeeping integrado con el PMS debe tener las funcionalidades adecuadas, o esto puede dañar la imagen del hotel.

Es muy importante contar con una herramienta que permita marcar fácilmente el estado de una habitación como limpia, inspeccionada, sucia, en mal estado y fuera de servicio. También es muy útil contar con un sistema que ayude en la programación del personal y una base de datos de objetos «perdidos y encontrados». Averigüe más sobre housekeeping aquí.

Facturación y cobros

La gestión de la facturación del hotel es un apartado complicado que requiere su tiempo. Un moderno PMS lo convierte en algo sin complicaciones. Las funciones de facturación, contabilización, cambio de moneda y caja deben realizarse con un mínimo de pulsaciones de teclas. Los balances de comprobación, los libros de contabilidad y financieros deben ser fáciles de capturar y los informes deben estar disponibles en un abrir y cerrar de ojos. Averigüe más sobre la facturación de los hoteles aquí.

Mantenimiento

Normalmente se tiene poco control sobre los empleados de mantenimiento y eso es exactamente lo que usted quiere evitar al utilizar un PMS. Un PMS adecuado tendrá una función de mantenimiento que permitirá a su personal registrar las incidencias de mantenimiento, rastrear el progreso y administrar las habitaciones fuera de servicio y en mal estado. Descubra más sobre el mantenimiento aquí.

Pantalla de inicio

¿Juzga un libro por su portada? La facilidad para ver la información necesaria es tan importante en estos días que una gran pantalla de inicio con toda la información esencial es el primer paso de un moderno PMS. Algunas de las informaciones clave son: llegadas, porcentaje de ocupación y alojados. También es bueno si el PMS cuenta con una previsión de ocupación para la gestión de las Tarifas y el Yield Management.

Informes y análisis

Cada departamento debe ser capaz de generar informes específicos para sus necesidades. Los informes se utilizan para dar a la administración los datos que necesitan para tomar decisiones más informadas.

Un moderno sistema de gestión hotelera debe contar con una gran cantidad de informes que además se puedan convertir fácilmente a formatos PDF, XLSX y que a su vez puedan ser enviados al momento por correo electrónico. Descubra más sobre los informes y análisis de los hoteles.

Beneficios del uso de un sistema de gestión de hoteles

Hace cinco años, hasta un 25% de los hoteles de los Estados Unidos todavía utilizaban lápiz y papel u hojas de cálculo de Excel para gestionar todas sus tareas de atención al público, como la reserva de habitaciones, la facturación y la disponibilidad de habitaciones. Esta puede ser una forma ineficiente de hacer las cosas a largo plazo. ¿Y qué pasaría si sus registros de hoja de cálculo o papel se perdieran o se destruyeran?

El uso de un sistema de gestión de hoteles puede ahorrarle tiempo al automatizar tareas recurrentes como la actualización de las tarifas y la disponibilidad de las habitaciones, el envío de correos electrónicos de recordatorio a los huéspedes antes y después de su llegada, y la facturación a sus huéspedes. También puede conectar su sistema de gestión con un Channel Manager para recibir automáticamente las reservas de los distintos canales online, y todas ellas llegarán a su PMS, de modo que podrá hacer un seguimiento fácil desde un único lugar. Con un sistema PMS, su personal dedica menos tiempo a las tareas administrativas y más a la atención de sus clientes.

El uso de un moderno sistema de gestión de hoteles puede aumentar sus ingresos mediante el seguimiento de su rendimiento y la recopilación de datos sobre su hotel, analizándolos y creando informes. A partir de ahí, podrá ver una visión general clara de cómo le va al hotel y podrá utilizar estos datos para tomar mejores decisiones sobre cómo llevar el negocio. Por ejemplo, puede utilizar su sistema de gestión de propiedades para adoptar una estrategia de precios dinámica, de modo que pueda mantener más habitaciones ocupadas con tarifas que satisfagan al cliente.

PMS basado en cloud

En el pasado, los sistemas de gestión hotelera se operaban desde servidores instalados en el hotel. A menudo necesitaban personal de IT dedicado a gestionarlos, y si el servidor se fallaba, las operaciones de todo el hotel podían verse afectadas. Pero en los últimos años, el software de PMS basado en cloud ha ido en aumento. Son una excelente opción para hoteles de cualquier tamaño porque son fáciles de usar, rápidos de implementar y accesibles desde todos los dispositivos en cualquier momento, mientras que generalmente son más seguros que los sistemas anteriores. Los sistemas de gestión basados en la nube también pueden integrarse fácilmente con muchas otras herramientas para agilizar muchos procesos.

Con una solución de PMS basada en cloud, puede generar más reservas directas desde su página web o en su página de Facebook en tiempo real, y puede integrarse con un Channel Manager para impulsar sus tarifas y disponibilidad a todos los canales conectados. Cuando se hace una reserva en un canal, se actualiza automáticamente en el PMS.

Algunos PMS basados en cloud también pueden ayudarle a mejorar la gestión de los ingresos al predecir cuándo tendrá una mayor demanda, evaluar qué tan rentable es su hotel y tener en cuenta la reputación de su hotel al hacer una recomendación sobre el precio de sus habitaciones.

Como director de un hotel, sabe lo importante que es la reputación, y una solución de PMS basada en cloud puede ayudarle a ver de manera más intuitiva lo que la gente dice de usted online y cómo sus opiniones en todas las plataformas afectan a esto. Puede optar por solicitar automáticamente a los huéspedes que dejen sus comentarios para mejorar sus calificaciones y difundir la información sobre su hotel.

Además, un sistema de gestión basado en cloud es ideal para un hotel en crecimiento, ya que no puede quedarse atrás. Podrá ampliar los servicios a medida que se expande, y tendrá fácil acceso al soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin necesidad de tener un equipo de IT dedicado en su plantilla. Puede estar seguro de que todos sus datos estarán seguros en todas las plataformas, y su personal podrá utilizar la misma herramienta en todos los ámbitos.

Si está buscando una solución de servicios de gestión basada en cloud para su hotel, protel está aquí para ayudarle

Acerca de protel

Una empresa global, multicultural y de propiedad privada, fundada en Dortmund (Alemania), que sigue siendo gestionada día a día, de forma práctica, por los dos cofundadores, Manfred Osthues e Ingo Dignas. Protel Hotelsoftware ha desarrollado y vendido soluciones de tecnología y servicios específicamente para la industria hotelera y sectores relacionados durante más de 25 años. El enfoque constante en las demandas de una sola industria hace de protel uno de los proveedores de tecnología hotelera con más experiencia y éxito.

De hecho, somos el proveedor número uno de sistemas de gestión en varios países, incluyendo Suiza, el corazón de la hostelería. Más de 14.000 hoteles en 93 países utilizan nuestro sistema de gestión. La plataforma de protel ofrece la mejor infraestructura de su clase que abarca todas las soluciones informáticas de hostelería serias en un marco estándar y accesible que está respaldado, administrado y desarrollado por una marca de tecnología hotelera líder en el mundo.

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