Foto: Christiann Koepke auf Unsplash

Kundeninformation zur Umsetzung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Die Bundesregierung hat der Steuerhinterziehung den Kampf angesagt und striktere Regelungen zur Verwendung von elektronischen Registrierkassen angeordnet. Sie betrifft alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse aufzeichnen. 

Nach einer bundesgesetzlichen Regelung müssen ab 1. Januar 2020 alle Registrierkassen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und abgenommen ist. Von dieser Anordnung sind auch einige unserer Produkte betroffen, zum Beispiel unsere Hotelmanagementsysteme (HMS). Auch sie müssen entsprechend aufgerüstet werden.

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Übergangsfrist bis 30. September 2020

Um den Betroffenen ausreichend Zeit und Gelegenheit zu geben, die notwendigen Maßnahmen umzusetzen, hat die Finanzverwaltung eine sogenannte

Nichtbeanstandungsregelung bis 30.09.2020 

beschlossen, die sich aus einem vom Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlichten Schreiben vom 6. November 2019 ergibt. Danach wird es nicht beanstandet, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme bis Ende September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Unabhängig von dieser Übergangsfrist räumen wir bei protel der termingerechten Umsetzung dieser Verordnung selbstverständlich höchste Priorität ein. Wir arbeiten mit Nachdruck daran, die technischen Sicherheitseinrichtungen so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen.

Ähnlich wie bei der österreichischen Registrierkassensicherungsverordnung (RKSV) im letzten Jahr, werden wir auch bei der Umsetzung der Kassensicherungsverordnung auf die Kooperation mit einem erfahrenen Zulieferer setzen, der sowohl eine offiziell zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung als auch die erforderliche Hardware anbietet. 

Die Zusammenarbeit zweier Experten auf ihrem jeweiligen Gebiet gewährleistet ein effizientes und professionelles Vorgehen und sorgt gleichzeitig dafür, dass der individuelle Aufwand auf Ihrer Seite so gering wie möglich ausfällt.

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Was erwartet Sie?

  • Als Nutzer der Cloud-Software protel Air werden Sie von den automatischen Updates kaum etwas mitbekommen. Ihr System wird im Hintergrund optimal auf die Umstellung vorbereitet. Die Implementierung der eigentlichen Lösung erfolgt dann in Zusammenarbeit mit Ihnen durch Ihr protel Support-Team.
  • Als protel SPE/MPE-Kunde (OnPrem) wird Ihr System im Rahmen eines Updates auf die Implementierung der Lösung vorbereitet. Die hier anfallenden Update-Kosten sind ggf. durch einen vorhandenen Betreuungsvertrag abgedeckt. Falls Sie keinen Betreuungsvertrag abgeschlossen haben, wenden Sie sich bitte an für Sie zuständigen protel-Betreuer.
  • Für protel Air und protel SPE/MPE gilt gleichermaßen: Für die Einrichtung der KassenSichV-Lösung in Ihrem Haus und die notwendigen Systemeinstellungen durch das protel Support-Team fällt eine einmalige Dienstleistungspauschale an. Ihr zuständiger protel-Betreuer schickt Ihnen auf Anfrage gern ein entsprechendes Angebot zu und informiert Sie über weitere Details. 
  • Wir planen, die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) als Kombination von Hardware-und Cloud-Lösung zur Verfügung zu stellen. Je nach Fortschritt der Zertifizierung dieser Systeme durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kann es dabei zu unterschiedlichen Lieferzeitpunkten kommen. Weitere Angaben dazu folgen.
  • Wenn Sie weitere Kassenlösungen wie zum Beispiel ein POS-System verwenden, empfehlen wir Ihnen, sich zeitnah bei den jeweiligen Anbietern nach der Konformität Ihrer Kassensysteme zu erkundigen.
  • Bitte denken Sie auch daran, dass Sie verpflichtet sind, Ihr Kassensystem beim Finanzamt zu registrieren.

KassenSichV — Was ist das eigentlich?

Die „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr“ (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. 

Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016 und definiert die Grundlagen für die technische Umsetzung dieses Gesetzes. 

Die Verordnung besteht aus einem ganzen Bündel von Maßnahmen, von denen einige zum Beispiel mit der Einführung der Kassennachschau bereits in Kraft getreten sind. 

Die finale Umsetzung der Verordnung ist unter Berücksichtigung der im November 2019 bekanntgemachten angekündigten Übergangsfrist für den 30.9.2020 geplant. 

Drei Komponenten

Die KassenSichV besteht aus den folgenden Komponenten:

Belegausgabepflicht

Nach dem Ende der Umsetzungsfrist wird für jeden Geschäftsvorfall die Erstellung eines Belegs zwingend erforderlich. Den Beteiligten muss ein Beleg ausgehändigt werden, eine Pflicht zur Annahme besteht allerdings nicht. 

Alternativ kann ein Beleg auch elektronisch, zum Beispiel per E-Mail, übermittelt werden. Dies setzt in jedem Fall die vorherige Zustimmung des Gastes voraus. 

Die Belege müssen zudem den formalen Voraussetzungen entsprechen. Dazu gehört, dass sie den von der technischen Sicherheitseinrichtung übermittelten “Code” beinhalten.

Als protel-Kunde sind Sie auf der sicheren Seite! Rechtzeitig zur Einführung werden wir im Rahmen der Implementierung die Rechnungsvorlagen dahingehend anpassen, dass diese den formalen Anforderungen gerecht werden.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die TSE ist ein Instrument zur Protokollierung von Geschäftsvorfällen und anderen Vorgängen. Während die Bezeichnung Geschäftsvorfall von der Buchführung klar definiert ist, zählen zu den „anderen Vorgängen“ beispielsweise Stornos, (noch) nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle oder die Überprüfung von Preisen im Kassensystem. Man könnte daher sagen, dass nahezu jede Interaktion eines Benutzers mit dem System protokolliert werden soll.

Durchgehende Protokollierung

Dies bringt uns auch zum großen Unterschied zwischen der KassenSichV und ähnlichen Regelungen in anderen Ländern. Während es in anderen Ländern meist ausreicht, die Daten der abgeschlossenen Vorgänge nach Rechnungsabschluss zu protokollieren, muss in Deutschland die Protokollierung schon bei der ersten Eingabe beginnen. Die Protokollvorgänge der TSE werden hierbei über den gesamten Zeitraum durch Updates aktualisiert, bis sie mit Abschluss der entsprechenden Vorgänge final beendet werden. 

Belegsignatur

Nachdem der Vorgang abgeschlossen wurde, sendet die TSE eine Signatur an das originäre System, wie zum Beispiel das PMS. Diese Signatur muss zwingend auf den Beleg gedruckt werden. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, statt des wenig schönen Codes einen QR-Code zu verwenden.

Zertifizierung 

Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden. Kassensysteme, die keine vom BSI zertifizierte TSE verwenden, dürfen ab dem nach dem Ende der Umsetzungsfrist nicht mehr in Umlauf gebracht werden. Zudem müssen vorhandene System nachgerüstet werden.

Speichermedium

Die Protokolldaten der TSE müssen auf einem elektronischen Speichermedium in verschlüsselter Form gespeichert werden. Ähnlich wie die TSE müssen auch die Speichermedien für Überprüfungen durch die Behörden zur Verfügung gehalten werden. 

Wir planen die Umsetzung der TSE als kombinierte Hardware- und Cloud-Lösung, wobei Sie als protel-Kunde die Wahl zwischen mehreren All-in-one-Lösungen haben werden. In jedem Fall werden wir hierbei die sichere Archivierung der Protokolldaten ermöglichen. Ähnlich wie bei der Umsetzung der RKSV in Österreich im Jahr 2018 arbeiten wir auch bei der Umsetzung der KassenSichV mit bewährten Partnern zusammen. Somit können wir auf Altbewährtes zurückgreifen, um Ihnen einen sicheren und termingerechten Übergang zu ermöglichen. 

Registrierung des Kassensystems

Eine weitere Neuerung ist die Pflicht zur Registrierung des Kassensystems beim Finanzamt unter Nennung der Seriennummern der Kasse und der TSE. Hierzu hat der Käufer eines Kassensystems einen Monat Zeit.

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Haftungsausschluss

Die vorgenannten Informationen wurden von protel hotelsoftware GmbH (protel) mit größter Sorgfalt erstellt. Sie werden kontinuierlich aktualisiert, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität.

protel übernimmt keine Haftung, Garantie oder Gewährleistung für die hier bereitgestellten Informationen. Sie fassen einen komplexen Sachverhalt vereinfacht zusammen und stellen eine beispielhafte Lösung zur Umsetzung einer Rechtslage vor. In Einzelfällen können Abweichungen von den gegebenen Handlungsempfehlungen erforderlich sein.

Die Ausführungen sind als Erläuterung für die Praxis zu verstehen und sollen einen Ansatz bieten, wie die rechtlichen Anforderungen sachgerecht umgesetzt werden können. Das entbindet den Verwender jedoch nicht von der sorgfältigen, eigenverantwortlichen Prüfung.

Vor einer Übertragung des unveränderten Inhaltes auf das eigene Geschäft muss daher im eigenen Interesse genau überlegt werden, ob und in welchen Teilen gegebenenfalls eine Anpassung an die konkrete Situation und die Rechtsentwicklung erforderlich ist. Auf diesen Vorgang hat protel natürlich keinen Einfluss und kann daher für die Auswirkungen auf die Rechtsposition des Verwenders keine Haftung übernehmen. Auch die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist grundsätzlich ausgeschlossen. 

Verwender, die eine maßgeschneiderte Auskunft benötigen, sollten sich durch einen Rechtsanwalt ihres Vertrauens beraten lassen.

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