Foto: Christiann Koepke auf Unsplash

Kundeninformation zur Umsetzung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Die Bundesregierung hat der Steuerhinterziehung den Kampf angesagt und striktere Regelungen zur Verwendung von elektronischen Registrierkassen angeordnet. Sie betrifft alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse aufzeichnen.

Fristen, Verlängerungen und Gültigkeiten

Nach einer bundesgesetzlichen Regelung müssen ab 1. Januar 2020 alle Registrierkassen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Von dieser Anordnung sind auch die protel Hotelmanagementsysteme (HMS) betroffen. Auch sie müssen entsprechend aufgerüstet werden.

Für die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020 erlassen. 

Diese Frist ist bereits abgelaufen. Trotz Corona und Mehrwertsteuerumstellung lehnt das BMF eine neuerliche Verlängerung dieser Übergangsfrist für die Umrüstung von TSE-Kassen ab.

Dasselbe gilt für die Fristverlängerung der Länder bis zum 31. März 2021: Diese konnte unter der Voraussetzung in Anspruch genommen werden, dass spätestens bis 30. September nachweislich eine TSE beauftragt wurde. Auch diese Möglichkeit ist nunmehr hinfällig.

Fazit: Für alle Hotels, die jetzt noch nicht beauftragt haben, gilt die ursprüngliche Frist des BMF zum 30. September 2020.

Die KassenSichV ist in Kraft. Was nun?

Jetzt weiter untätig zu bleiben kann sich rächen: Genaugenommen handeln Hotels, die zum jetzigen Zeitpunkt noch keine TSE im Einsatz bzw. bestellt haben, gesetzwidrig. Sie riskieren hohe Strafen von bis zu 25.000 Euro und eröffnen dem Finanzamt die Möglichkeit, Ihre Umsätze zu schätzen.

Aber welche Optionen haben Sie nun noch?

  • Sie können das Risiko auf eigene Verantwortung aussitzen und darauf hoffen, dass das BMF sich doch noch erweichen lässt und einer weiteren Verlängerung zustimmt. — Sicher die schlechteste Variante.
  • Sie können beim Finanzamt einen individuellen Antrag auf eine Härtefallregelung stellen. Vermutlich ist dies mit hohem Aufwand verbunden und der Ausgang ist trotzdem ungewiss.
  • Oder Sie machen sich auf unseren Informationsseiten kundig und bestellen so schnell wie möglich eine Technische Sicherungseinrichtung für Ihre Hotelsoftware.

Unsere dringende Empfehlung: Kontaktieren Sie umgehend Ihr protel Sales-Team und fordern Sie ein individuelles Angebot an:

Aufgrund des hohen Auftragsvolumens bearbeiten wir alle Aufträge strikt in der Reihenfolge ihres Eingangs. Bitte bedenken Sie, dass es zu diesem fortgeschrittenen Zeitpunkt wegen der Corona-Krise und angesichts des notwendigen administrativen Vorlaufs zu Engpässen bei der Umsetzung kommen kann. Je früher Sie bestellen, desto kürzer ist Ihre Zeit „ohne TSE“.

Im Angebot: TSE als Hardware oder in der Cloud

Ähnlich wie bei der österreichischen Registrierkassensicherungsverordnung (RKSV) im letzten Jahr, arbeiten wir auch bei der Umsetzung der deutschen Kassensicherungsverordnung mit Fiskaltrust zusammen, einem erfahrenen Anbieter, der sowohl eine offiziell zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung als auch die erforderliche Hardware anbietet. Eine Cloud-TSE befindet sich zur Zeit im Zertifizierungsprozess beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

protel ist daher in der Lage, sowohl für protel SPE/MPE als auch für protel Air eine Hardware- oder eine Cloud-Variante der TSE anzubinden.

Die Zusammenarbeit zweier Experten auf ihrem jeweiligen Gebiet gewährleistet ein effizientes und professionelles Vorgehen und sorgt gleichzeitig dafür, dass der individuelle Aufwand auf Ihrer Seite so gering wie möglich ausfällt.

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Was erwartet Sie?

  • Als Nutzer der Cloud-Software protel Air werden Sie von den automatischen Updates kaum etwas mitbekommen. Ihr System wird im Hintergrund optimal auf die Umstellung vorbereitet. Die Implementierung der eigentlichen Lösung erfolgt dann in Zusammenarbeit mit Ihnen durch Ihr protel Support-Team.
  • Auch protel SPE/MPE (OnPrem) wird im Rahmen eines Updates auf die Implementierung der Lösung vorbereitet. Die hier anfallenden Update-Kosten sind ggf. durch einen vorhandenen Betreuungsvertrag abgedeckt. Falls Sie keinen Betreuungsvertrag abgeschlossen haben, wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen protel-Betreuer.
  • Für protel Air und protel SPE/MPE gilt gleichermaßen: Für die Einrichtung der KassenSichV-Lösung in Ihrem Haus und die notwendigen Systemeinstellungen durch das protel Support-Team fällt eine einmalige Dienstleistungspauschale an. Ihr zuständiger protel-Betreuer schickt Ihnen auf Anfrage gern ein entsprechendes Angebot zu und informiert Sie über weitere Details. 
  • Wir stellen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach Wunsch als Hardware- oder als Cloud-Lösung zur Verfügung. Je nach Fortschritt der Zertifizierung dieser Systeme durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kann es dabei zu unterschiedlichen Lieferzeitpunkten kommen. Weitere Angaben dazu folgen.
  • Wenn Sie weitere Kassenlösungen wie zum Beispiel ein POS-System verwenden, empfehlen wir Ihnen, sich zeitnah bei den jeweiligen Anbietern nach der Konformität Ihrer Kassensysteme zu erkundigen.
  • Bitte denken Sie auch daran, dass Sie verpflichtet sind, Ihr Kassensystem beim Finanzamt zu registrieren.

KassenSichV — Was ist das eigentlich?

Die „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr“ (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. 

Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016 und definiert die Grundlagen für die technische Umsetzung dieses Gesetzes. 

Die Verordnung besteht aus einem ganzen Bündel von Maßnahmen, von denen einige zum Beispiel mit der Einführung der Kassennachschau bereits in Kraft getreten sind. 

Die finale Umsetzung der Verordnung ist unter Berücksichtigung der im November 2019 bekanntgemachten Übergangsfrist für den 30. September 2020 geplant.

Härtefallregelungen auf Länderebene eröffnen betroffenen Unternehmen in geeigneten Fällen einen Weg, die Frist bis zum 31. März 2021 zu verlängern.

Drei Komponenten

Die KassenSichV besteht aus den folgenden Komponenten:

Belegausgabepflicht

Nach dem Ende der Umsetzungsfrist wird für jeden Geschäftsvorfall die Erstellung eines Belegs zwingend erforderlich. Den Beteiligten muss ein Beleg ausgehändigt werden, eine Pflicht zur Annahme besteht allerdings nicht. 

Alternativ kann ein Beleg auch elektronisch, zum Beispiel per E-Mail, übermittelt werden. Dies setzt in jedem Fall die vorherige Zustimmung des Gastes voraus. 

Die Belege müssen zudem den formalen Voraussetzungen entsprechen. Dazu gehört, dass sie den von der technischen Sicherheitseinrichtung übermittelten “Code” beinhalten.

Für Ihre protel-Hotelsoftware wurden die die Rechnungsvorlagen bereits dahingehend angepasst, dass diese den formalen Anforderungen gerecht werden.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die technische Sicherheitseinrichtung wird im Rahmen der KassenSichV als Manipulationsschutz eingesetzt. Damit soll sichergestellt werden, dass sämtliche aufzeichnungspflichtigen „Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge“ signiert und manipulationssicher gespeichert werden. Man könnte daher sagen, dass jede einzelne Leistung bereits bei Verbuchung signiert und auf der TSE gespeichert werden muss.

Während die Bezeichnung Geschäftsvorfall von der Buchführung klar definiert ist, zählen zu den „anderen Vorgängen“ beispielsweise auch Stornos, (noch) nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle oder die Überprüfung von Preisen im Kassensystem.

Durchgehende Protokollierung

Dies bringt uns auch zum großen Unterschied zwischen der KassenSichV und ähnlichen Regelungen in anderen Ländern. Während es in anderen Ländern meist ausreicht, die Daten der abgeschlossenen Vorgänge nach Rechnungsabschluss zu protokollieren, muss in Deutschland die Protokollierung schon bei der ersten Eingabe beginnen. Die Protokollvorgänge der TSE werden hierbei über den gesamten Zeitraum durch Updates aktualisiert, bis sie mit Abschluss der entsprechenden Vorgänge final beendet werden. 

Belegsignatur

Nachdem der Vorgang abgeschlossen wurde, sendet die TSE eine Signatur an das originäre System, wie zum Beispiel das PMS. Diese Signatur muss zwingend auf den Beleg gedruckt werden. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, statt des wenig schönen Codes einen QR-Code zu verwenden.

Zertifizierung 

Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden. Kassensysteme, die keine vom BSI zertifizierte TSE verwenden, dürfen ab dem nach dem Ende der Umsetzungsfrist nicht mehr in Umlauf gebracht werden. Zudem müssen vorhandene System nachgerüstet werden.

Speichermedium

Die Protokolldaten der TSE müssen auf einem elektronischen Speichermedium in verschlüsselter Form gespeichert werden. Ähnlich wie die TSE müssen auch die Speichermedien für Überprüfungen durch die Behörden zur Verfügung gehalten werden. 

Wir bieten die TSE als kombinierte Hardware- und Cloud-Lösung an, wobei Sie als protel-Kunde die Wahl zwischen mehreren All-in-One-Lösungen haben werden. In jedem Fall werden wir hierbei die sichere Archivierung der Protokolldaten ermöglichen. Ähnlich wie bei der Umsetzung der RKSV in Österreich im Jahr 2018 arbeiten wir auch bei der Umsetzung der KassenSichV mit bewährten Partnern zusammen. 

Registrierung des Kassensystems

Eine weitere Neuerung ist die Pflicht zur Registrierung des Kassensystems beim Finanzamt unter Nennung der Seriennummern der Kasse und der TSE. Hierzu hat der Käufer eines Kassensystems einen Monat Zeit.

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Haftungsausschluss

protel übernimmt keine Haftung, Garantie oder Gewährleistung für die hier bereitgestellten Informationen. Sie fassen einen komplexen Sachverhalt vereinfacht zusammen und stellen eine beispielhafte Lösung zur Umsetzung einer Rechtslage vor. In Einzelfällen können Abweichungen von den gegebenen Handlungsempfehlungen erforderlich sein.

Die Ausführungen sind als Erläuterung für die Praxis zu verstehen und sollen einen Ansatz bieten, wie die rechtlichen Anforderungen sachgerecht umgesetzt werden können. Das entbindet den Verwender jedoch nicht von der sorgfältigen, eigenverantwortlichen Prüfung.

Vor einer Übertragung des unveränderten Inhaltes auf das eigene Geschäft muss daher im eigenen Interesse genau überlegt werden, ob und in welchen Teilen gegebenenfalls eine Anpassung an die konkrete Situation und die Rechtsentwicklung erforderlich ist. Auf diesen Vorgang hat protel natürlich keinen Einfluss und kann daher für die Auswirkungen auf die Rechtsposition des Verwenders keine Haftung übernehmen. Auch die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist grundsätzlich ausgeschlossen.

Insbesondere ist die protel hotelsoftware GmbH keine Anwaltskanzlei und bietet keine Rechts- oder Steuerberatung an. Die bereitgestellten Informationen, Anweisungen, Dokumente, Richtlinien, Formulare, Vereinbarungen oder Musterdaten (zusammen als „die Informationen“ bezeichnet) dienen nur zu Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Verwender, die eine maßgeschneiderte Auskunft benötigen, sollten sich durch einen Rechtsanwalt ihres Vertrauens beraten lassen.

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VON EXPERTEN ENTWICKELT

protel blickt auf 25 Jahre Geschäftstätigkeit zurück. Im Laufe der Jahre hat sich viel verändert, aber eines ist in Stein gemeißelt geblieben - unser Engagement und unsere Leidenschaft für die Entwicklung der besten Hotelsoftware.

Wir entwickeln Hotelsoftware, die Spaß macht und mit diversen Tools kombiniert oder ergänzt werden können. Daraus wird die perfekte Lösung für Hotels in allen Dimensionen.

Die Erwartungen und Anforderungen unserer Kunden aus aller Welt zu erfüllen, ist unsere Devise bei der Entwicklung von Lösungen für den täglichen Gebrauch im Hotel.

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