Was ist ein Hotelmanagementsystem?

Ein Hotelmanagementsystem (HMS) umfasst genaugenommen eine ganze Sammlung von Softwarelösungen, die Ihnen dabei helfen, die Prozesse in Ihrem Hotel reibungslos ablaufen zu lassen. Hotelspezifische Lösungen unterstützen Sie bei der Buchhaltung, CRM-Systeme (Customer Relationship Management) helfen Ihnen dabei, Ihre wertvollen Kundenbeziehungen zu pflegen, Revenue Management-Systeme optimieren Ihren Umsatz.

Kassensysteme, Kiosksysteme, und viele, viele weitere Speziallösungen sind in jedem Hotel im Einsatz und an die eigentliche Hotelsoftware angedockt. 

Ein HMS kann cloud-basiert sein, oder es ist vor Ort auf einem Server installiert. In jedem Fall muss es die Kernfunktionen für den Hotelbetrieb bereitstellen.

Dazu gehören Front Desk- oder Rezeptionsfunktionen, Online-Buchungsfunktionen wie eine Web Booking Engine (WBE) und ein Channelmanager, Housekeeping-Systeme oder Funktionen zur Rechnungsstellung.

Im Vergleich zu anderen Branchen gibt es im Hotel zahlreiche Services, die ständig kontrolliert werden müssen. Analysetools und ein leistungsfähiges Berichtswesen sind daher ebenfalls unverzichtbar.

Je mehr Systeme unabhängig voneinander im Einsatz sind, desto größer ist die Gefahr, dass Datensilos entstehen. Das bedeutet, dass sich wichtige Daten nur an bestimmten Stellen Ihrer Softwarelandschaft befinden und vom Rest des Systems abgekapselt sind.

Außerdem müssen Ihre Angestellten das Arbeiten mit vielen verschiedenen Systemen und Lösungen erlernen, während sich Ihr Management mit genauso vielen Software-Anbietern auseinandersetzen muss. Viele unterschiedlichen Systeme wirken sich negativ auf Ihre Produktivität und Ihren Profit aus.

Ein Hotelmanagementsystem vereint alle diese Aufgaben in einer integrierten Umgebung, die all Ihren Daten eine gemeinsame Heimat gibt. Das ermöglicht Ihnen zum Beispiel einen kompletten Rundumblick über die Guest Journey Ihrer Gäste, während gleichzeitig Ihre Managementprozesse vereinfacht werden.

Eine moderne Hotelmangementsoftware wie die von protel ermöglicht es Ihnen, das Basisangebot auf einfachste Weise mit den Speziallösungen von Drittanbietern zu erweitern, so einfach, wie Sie Anwendungen aus dem App-Store auf Ihrem Handy installieren.

All diese Anwendungen nutzen eine gemeinsame Plattform, die von Anfang an auf die Bedürfnisse der die Hotelindustrie zugeschnitten ist und perfekte individuelle Lösungen für Ihr Hotel bereithält.

housekeeping

Arten von Hotelsoftwaresystemen

Lange Zeit war Hotelsoftware auf serverbasierte Lösungen beschränkt. Hier bezahlen Sie für ein Softwarepaket und installieren es auf einem Computer im Hotel. Wenn Sie nicht vor Ort sind, können Sie die Software nicht oder nur mit entsprechendem technischem Aufwand nutzen. Seit einiger Zeit erobern zunehmend cloud-basierte Softwarelösungen den Markt.

Solche Cloud-Software können Sie erreichen, anwenden oder verwalten – egal, wo Sie sich gerade aufhalten, solange Sie nur einen Internetzugang haben. Aktuell sind sowohl cloud-basierte als auch serverbasierte Software-Lösungen im Einsatz. Um Ihnen einen Einblick zu verschaffen und Sie bei der Entscheidung für die richtige Option zu unterstützen, werfen wir einen genaueren Blick auf diese beiden Optionen und wie sie funktionieren.

Wenn Sie eine detailliertere Analyse der Vor- und Nachteile jeder Lösung brauchen, empfehlen wir Ihnen unseren Blogpost zu genau diesem Thema.

Cloud-basierte Hotelsoftware

Cloud-basierte Softwarelösungen für Hotels bieten schlanke und einfach zu erlernende Lösungen und Schnittstellen an. Diese ermöglichen es Ihren Angestellten, die Bedürfnisse des Gastes nach vorn zu stellen ohne sich mit übermäßig komplexer Software herumzuschlagen. Da die Branche sich stetig weiterentwickelt und immer mehr Hotels mit cloud-basierter Software arbeiten, werden auch immer mehr Funktionen entwickelt.

Cloud-basierte Hotelmanagementsysteme profitieren von allen Vorteilen, die eine cloud-basierte Software hat: Wenn Sie Zugriff auf einen Webbrowser haben, Sie können von überall auf Ihr System mit allen Kapazitäten zugreifen. Da sich die Software in der Cloud befindet, verfügen Sie immer über die neueste Version, ohne dass Ihre IT-Abteilung irgendetwas tun muss. Außerdem ist die neuste Version auch jederzeit mit sich ändernden lokalen Gesetzen und möglichen Compliance-Anforderungen konform.

Serverbasierte Hotelsoftware

Serverbasierte Softwarelösungen gibt es schon lange. Ihre Features und Funktionen wurden über viele Jahre an die täglichen Bedürfnisse der Hotelindustrie angepasst. Sie sind daher oft zu mächtigen Werkzeugen herangewachsen, die keinen Anwendungsfall und keinen Anwenderwunsch offenlassen.

Daraus entsteht allerdings häufig ein organisch gewachsenes Konglomerat von Funktionen, deren Anwendung komplex ist und erfahrene Anwender erfordert und eine entsprechend langwierige Einarbeitung notwendig macht. Besonders für Mitarbeiter, die nicht mit einer bestimmten Software vertraut sind, ist das oft nicht einfach.

Kernfunktionen von Hotelmanagementsoftware

In der Einleitung haben Sie einen allgemeinen Überblick darüber erhalten, wie ein Hotelmanagementsystem Ihnen helfen kann, Ihre Prozesse reibungsloser zu gestalten. Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die Kernfunktionen und wichtigsten Merkmale, die Sie in allen Hotelmanagementsystemen finden. So bekommen Sie einen besseren Überblick über die Vorteile, die die Software Ihrem Hotel bringen kann.

Wie der Drittanbieter-Marketplace von protel zeigt, kann Hotelsoftware über die Kernfunktionen hinaus durch Zusatzanwendungen effizient erweitert werden, die dieselbe Schnittstelle nutzen, Ihnen aber zusätzliche Funktionen bringen. Dadurch können Sie Ihre Kernsoftware auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden und eine Best-of-Breed-Umgebung erschaffen.

Onlinebuchungsmaschinen

In den meisten Fällen ist Ihre Onlinebuchungsmaschine der erste Kontaktpunkt Ihrer Gäste mit Ihrem Hotel. Sie ist das Willkommensschild Ihres Hotels, entsprechend angenehm sollte ihre Nutzung sein. Eine vollständige Hotelbuchungsmaschine ermöglicht es dem Besucher, alle Optionen, die er braucht, in einer leicht zu benutzenden und intuitiven Umgebung zu finden. Wenn Sie diese Optionen anbieten, erhalten Sie außerdem die Möglichkeit, dem Kunden zusätzliche Upselling-Artikel anzubieten.

Auch hier erweist sich ein komplettes Hotelmanagementsystem als nützlich. Indem Sie alle Daten in Ihrem System nutzen, können Sie Ihrem potentiellen Gast nicht nur ein umfassenderes Bild Ihrer Angebote vermitteln, sondern wissen auch, wie Sie Ihr Angebot für Ihre Gäste attraktiver machen können. Denn sobald alle Daten über Ihre Gäste an einem zentralen Ort verfügbar sind, helfen Ihnen entsprechende Algorithmen, verschiedene Gastsegmente anzusprechen und so Ihren Umsatz zu steigern.

Front-Desksysteme

Aus der Perspektive des Gastes, ist die Rezeption Ihres Hotels das Hirn der Organisation. Egal zu welchem Aspekt des Hotels er Fragen hat, der Gast kommt damit zur Rezeption. Es liegt auf der Hand, dass ein Front-Desk-System, das mit allen anderen Systemen Ihres Hotels verbunden ist, von entscheidender Bedeutung für einen effizienten Workflow ist. Statt diverse Abteilungen anrufen zu müssen, oder zwischen verschiedenen Softwaresystemen hin und her wechseln zu müssen, können Ihre Angestellten von einem Ort aus alle Fragen beantworten.

Sei es, dass der Gast einen Wellness-Termin buchen möchte, oder dass er einfach vergessen hat, welches Zimmer seins ist: alles kann mit einer einzigen Software abgedeckt werden.

Housekeeping-Lösungen

Bei der Vielzahl an Zimmern, die man im Auge behalten muss, ist der Housekeeping-Bereich ein perfekter Kandidat für den Umzug zum digitalen Management. Wenn Ihr Personal in der Lage ist, Zimmer schnell zu übergeben und sicherzustellen, dass sie dem Standard Ihres Hotels entsprechen, bringt dies entscheidende Vorteile für Ihren Betrieb. Indem es detailliert aufführt, was getan werden muss, kann ein gutes Hotelmanagementsystem die gesamte Komplexität an einem zentralen Ort zusammenführen.

Sobald Sie alle Aufgaben definiert haben, können Sie mit einer Housekeeping-Software ihr Reinigungspersonal einem bestehenden Projekt zuweisen oder es automatisch benachrichtigen lassen, wenn etwas getan werden muss. Außerdem kann Ihr Personal das System sofort selbst aktualisieren, sobald Aufgaben erledigt sind.

Channel Management: Alle Vertriebskanäle im Griff

Als Hotelier können Sie es sich nicht mehr leisten, nur einen Vertriebskanal zu haben oder sich nur auf Laufkundschaft zu verlassen. Bei den vielen beliebten Buchungswebsites und Reiseagenturen müssen Sie sich um viele Kanäle kümmern. Wenn Ihr Zimmerbestand nicht unmittelbar an alle Kanäle gleich weitergeleitet wird, kann es zu Überbuchungen kommen – und zwar die der unerwünschten Art.

Andererseits kann es auch passieren, dass Ihre Zimmer leer bleiben, wenn nicht alle Kanäle über freie Zimmer informiert werden. Wenn Sie alle Vertriebskanäle zentral an einem Ort verwalten, haben Sie außerdem den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter ohne Probleme auf alle Reservierungen zugreifen können – egal, über welchen Kanal sie in Ihr System kommen.

Software zur Abrechnung und Rechnungsstellung

 

Bei Ihnen gehen Reservierungen aus verschiedenen Vertriebskanälen ein, die alle an ein einheitliches Hotelabrechnungssystem angeschlossen werden müssen. Wenn Ihre Gäste ankommen, können sie sich an der Hotelbar ein Getränk holen oder beim Zimmerservice Essen bestellen. All diese verschiedenen Einnahmequellen und zusätzlichen Gebühren müssen rückverfolgt und effizient verwaltet werden.

Mit einem Hotelmanagementsystem können Sie nachvollziehen, woher jeder Euro stammt, den Sie einnehmen, eine Rechnung für den Kunden erstellen und ihm bequeme Zahlungsmöglichkeiten anbieten. Da alles Teil eines größeren Systems ist, sind auch die Kassensysteme (Point-of-Sales, POS), mit denen Ihre Mitarbeiter arbeiten, direkt mit der Hotelsoftware verbunden.

Lösungen für Hotelberichterstattung und -analyse

Erst im Bereich der Berichterstattung zeigt sich, welches immense Potenzial in Ihrem Unternehmen steckt. Indem Sie Datensilos aufspalten und alle Daten analysieren, erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihre tägliche Arbeit. Mithilfe von Analysetools können Sie Zusammenhänge aufdecken, die sonst nie aufgefallen wären. Ohne Zugang zu ausreichenden Daten bleibt dies jedoch unmöglich.

Wenn Ihre Systeme über mehrere Plattformen von mehreren Anbietern verteilt sind, ergibt sich für Ihre Berichts- und Analysesoftware kein vollständiges Bild Ihres Unternehmens. Schlimmer noch, wenn Ihre Anwendungen nicht synchronisiert sind, kann es zu doppelter Datenführung kommen. Ein Hotelmanagementsystem führt diese Datensilos zusammen, erzeugt so ein vollständiges Bild Ihres Unternehmens und ermöglicht Ihnen, wichtige Muster zu erkennen.

Modernisieren Sie Ihr Hotelmanagementsystem

Wenn es um die Funktionen von Hotelmanagementsystemen geht, ist es von zentraler Bedeutung, dass alle diese Features im Einklang miteinander arbeiten und in die Systemlandschaft integriert sein müssen.

Wenn ein Gast auscheckt, erfordert dies, dass alle erbrachten Leistungen gebucht und abgerechnet werden. Dabei ist es sehr wichtig, dass die Abrechnungsfunktion rechtskonform zu den Gesetzen des jeweiligen Landes arbeitet. Sobald der Gast ausgecheckt ist, muss das Hotelmanagementsystem dem Housekeeping mitteilen, dass das Zimmer zur Reinigung bereit ist. Nach der Reinigung muss dieses Zimmer dann wieder zur Verfügung gestellt werden. Sobald der Gast im Hotel ankommt, kann er problemlos eingecheckt werden und das Zimmer beziehen. Dieses Zimmer wird dann durch das Hotelmanagementsystem für weitere Buchungen gesperrt.

Im Idealfall verfügt das Hotelmanagementsystem über eine Funktion für den Währungswechsel, die es seinen Gästen ermöglicht, eine Rechnung in der eigenen Landeswährung zu erhalten. Dazu ist in der Regel eine Kopie des Ausweises nötig, welche manuell oder mit der Passscanner-Software erstellt werden kann, über die jedes moderne HMS verfügt. Während seines Aufenthalts werden die Leistungen, die der Gast in Anspruch nimmt, über das Abrechnungs- und Rechnungsstellungssystem auf die verschiedenen Positionen innerhalb des Hotels gebucht, zum Beispiel das Restaurant oder das Spa.

Andere Kosten, wie Logis oder Frühstück, werden automatisch während des Tagesabschlusses gebucht. Bei der Abreise des Gastes wird dann das Zimmer als schmutzig gekennzeichnet, damit das Housekeeping das Zimmer reinigen kann. Von der Buchung bis zum Auschecken bilden diese Schritte so den gesamten HMS-Kreislauf ab.

Nutzen Sie alle Features und Funktionalitäten der Software

Wenn es um die Funktionen von Hotelmanagementsystemen geht, darf man nicht vergessen, dass alle diese Funktionen in Einklang miteinander arbeiten und in eine Systemlandschaft integriert sein müssen.

In einem typischen Hotel muss der Gast an der Rezeption ausgecheckt werden, was eine Abrechnungs- und Rechnungsstellungsfunktion erfordert. Hier ist es sehr wichtig, dass die Abrechnungsfunktion rechtskonform arbeitet. Sobald der Gast ausgecheckt ist, muss das Hotelmanagementsystem dem Housekeeping mitteilen, dass das Zimmer zur Reinigung bereit ist. Nach der Reinigung muss dieses Zimmer dann wieder zum Verkauf zur Verfügung gestellt werden. Hier kommt die Buchungsmaschine zum Einsatz, die das Zimmer auf allen Kanälen verfügbar macht.

Wenn ein Gast nun dieses Zimmer bucht, wird es durch das Hotelmanagementsystem für weitere Buchungen gesperrt. Sobald der Gast im Hotel ankommt, kann er problemlos eingecheckt werden. Im Idealfall verfügt das Hotelmanagementsystem über eine Funktion für den Währungswechsel, die es Ihren Gästen ermöglicht, ihre Währung in die jeweilige Landeswährung umzutauschen. Dazu ist in der Regel eine Kopie des Ausweises nötig, welche manuell oder mit der Passscanner-Software erstellt werden kann, über die jedes moderne HMS verfügt.

Das Abrechnungs- und Rechnungsstellungssystem des Hotels ermöglicht es, auf die verschiedenen Positionen innerhalb des Hotels, wie z. B. dem Restaurant oder dem Spa, Kosten zu verbuchen. Kosten für Zimmer und anderes, beispielsweise Gebühren für das Frühstück, werden automatisch während des Tagesabschlusses gebucht. Das Zimmer wird dann als schmutzig gekennzeichnet, damit das Housekeeping das Zimmer reinigen kann. Diese Schritte wiederholen sich, bis der Gast auscheckt, und damit ist der gesamte HMS-Kreislauf abgeschlossen.

Entscheiden Sie sich für protel

Wenn Sie sich für ein funktionsreiches Hotelmanagementsystem interessieren, das alle Ihre Daten zusammenführt und Ihre Systeme kombiniert, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu beschleunigen, sollten Sie sich die Lösungen von protel näher ansehen. Welche spezialisierten Funktionen Sie auch benötigen, auf unserem anbieterneutralen Marketplace sind sie garantiert verfügbar. In unserem Blogeintrag lernen Sie die fünf wichtigsten Gründe für ein Hotelmanagementsystem kennen.

Was ist ein HMS?

Ein Hotelmanagementsystem (HMS) bringt alle Software-Lösungen zusammen, die ein Hotel benötigt, um seine Betriebsabläufe möglichst effizient zu gestalten und seinen Gästen auf dieser Grundlage den Aufenthalt so angenehm wie möglich zu machen. Das Hotelmanagementsystem stellt dazu die Kernfunktionalitäten wie Buchungsbearbeitung, Check-in und Check-out, Preisgestaltung, Abrechnung und Berichtswesen zur Verfügung.

Was ist protel hotelsoftware?

Die protel hotelsoftware GmbH ist ein weltweit anerkannter Anbieter von Hotelsoftwarelösungen, die von über 14.000 Kunden in aller Welt jeden Tag genutzt werden. Unser Hotelmanagementsystem hält alles bereit, was Sie für den erfolgreichen Betrieb Ihres Hause oder Ihrer Hotelkette benötigen. Fragen Sie nach einer Demo!

Was sind die wichtigsten Funktionen eines HMS?

Über den protel Service Marketplace können die Kernfunktionalitäten der protel Hotelmanagementsoftware mit den Speziallösungen von Drittanbietern erweitert werden. Alle Module nutzen dieselbe Schnittstelle. So können Sie Ihre Software maßgenau an Ihren Bedarf anpassen.

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